جمعه 8 اسفند 1399  

وظایف دبیرخانه

وظایف دبیرخانه دائمی هیات امناء .

  • همکاری و فعالیت با ریاست دانشگاه جهت اقدامات و تکالیف مرتبط با مصوبات هیأت امناء و مشارکت حسب نیاز با معاونین ذیربط و نیز مشارکت و مساعدت در برگزاری و پیگیری اقدامات هیأت امنای بیمارستان ها
  • برنامه ریزی و هماهنگی در تدوین پیشنهادات و دستور جلسات هیأت امناء دانشگاه و مشارکت با دبیرخانه مرکزی هیأت امناء وزارت متبوع در تدوین دستورالعمل ها، دستورات مشترک و تنظیم صورتجلسات ، جمع آوری مستندات مصوبات و... و اخذ تاییدیه اولیه پیشنهادات قابل طرح در جلسه از دبیرخانه مرکزی هیات امنا در وزارت متبوع
  • برگزاری جلسات هیأت امنای دانشگاه حسب ضرورت با نظر ریاست موسسه بصورت فوق العاده یا عادی خارج از جلسات برنامه ریزی شده سالیانه توسط دبیرخانه مرکزی وزارت متبوع و فراهم نمودن امکانات لازم در ارسال مستندات کامل جلسه به اعضا با فاصله زمانی مناسب (حداقل ده روز قبل از تشکیل جلسه) و دبیرخانه مرکزی
  • مطالعه، هماهنگی و همکاری در تدوین برنامه ها و سیاستهای دانشگاه با مبادی ذیربط بخشی و فرابخشی در راستای سیاستهای کلان و تسری آنها در مصوبات هیأت امناء ( در دانشگاه یا حسب نیاز در بیمارستانها)
  • هماهنگی و مشارکت با مدیریت مالی و مدیریت بودجه دانشگاه در تنظیم وتهیه جداول و گزارشات بودجه ای و مالی، هماهنگی در راستای مصوبات هیأت امناء و پیگیری نهایی نمودن جداول پیشنهادی جهت تصویب در فصل بودجه ریزی و مشارکت در ارائه گزارشات مالی و حسابرسی حسب نیاز و مورد در هیأت امناهای دانشگاه یا بیمارستان ها
  • مطالعه، پژوهش و برنامه ریزی در پایش و نظارت بر حسن اجرای مصوبات هیأت امناء، ارزیابی عملکرد آن و ارائه گزارش
  • مشارکت و همکاری با معاونت ها و واحدهای تخصصی زیر مجموعه دانشگاه به منظور برنامه ریزی و جمع آوری اطلاعات ومستندات و پیشنهادات جهت تهیه و تدوین نهایی پیش نویس مصوبات و تصویب آن در هیأت امناء دانشگاه و حسب مورد و نیاز در بیمارستانها

  • برنامه ریزی جلسات هیأت امناء و برگزاری جلسات و مشارکت و پیگیری در تنظیم، اصلاح و تائید امضای صورتجلسات، گزارشات عملکرد، حسابرسی، جداول بودجه و مالی و... با همکاری واحدهای تخصصی ذیربط دانشگاه
  • بازنگری و مطالعه دستورالعمل ها، قوانین مرتبط ، جداول مالی واداری و ارائه اصلاحات در زمینه های مدیریت و فعالیتهای دانشگاه مرتبط با مصوبات هیأت امناء
  • مستند سازی و طبقه بندی اطلاعات وایجاد ارتباط و هماهنگی با اعضای هیأت امناء، دبیرخانه مرکزی هیأت امناء وزارت متبوع
  • هماهنگی در راه اندازی و فعالیت کمیته های تخصصی هیأت امناء در سطح دانشگاهها در راستای مصوبات، پیشنهادات، تکالیف جلسات هیأت امناء و نیازهای دانشگاه